Alle gegevens die worden ingevoerd gaan in eerste instantie naar het Basisarchief van de Nationale Databank Flora en Fauna. De gegevens uit het Basisarchief worden vervolgens gevalideerd. Alle waarnemingen die zijn goedgekeurd komen terecht in de Uitleverdatabank van Het Natuurloket (tenzij anders afgesproken met de bronhouder).
Waarnemingen die niet worden goedgekeurd blijven staan in het Basisarchief van de NDFF. Abonnementhouders kunnen alleen de gegevens raadplegen die in de Uitleverdatabank staan. Uiteraard blijven uw eigen gegevens voor u altijd zichtbaar via het gebruikte Invoerportaal, ook wanneer ze niet doorstromen naar de Uitleverdatabank.